تعتبر دعوة الاجتماع واحدة من أهم الرسائل التي تحتاج إليها كافة المؤسسات، نظراً لحاجتها إلى دعوة الناس والجهات المعنية لحضور الاجتماعات التي تعقدها دائماً سواء كان هذا الاجتماع سيعقد في داخل المؤسسة أم في خارجها، ومن هنا فإن هذا النوع من الرسائل يعد وبشكل كبير من أهم المهارات التي يجب على هذه المؤسسات أن تتعلمها بشكل كبير جداً، وهي مهارة بسيطة جداً ولكنها أيضاً وفي نفس الوقت ضرورية جداً.
لدعوة الاجتماع طريقتان يمكن إرسال الرسالة بهما، الأولى وهي عبر البريد العادي أم الثانية فتكون عن طريق البريد الاكتروني، وسواء كانت رسالة دعوة الاجتماع رسالة مرسلة عبر البريد الإلكتروني أم رسالة مرسلة عبر البريد العادي التقليدي، فإنها يجب أن تحتوي على نفس العناصر، إذ أنه لا يتوجب أن ترسل هذه الرسالة دون إغفال هذه العناصر، فالاجتماع حدث يتخذ الصبغة الرسمية عند المؤسسات لذا يتوجب أن تكون الدعوة إلى هذا الاجتماع أيضاً دعوة رسمية تأخذ بعين الاعتبار وضع المدعوين ولا تسبب لهم أية احراجات أو ولا تنقص من قيمتهم أو تهينهم، أيضاً يجب أن ترسل دعوة الاجتماع قبل موعد الاجتماع بمدة جيدة، حتى يستيطيع المدعوين تجهيز أنفسهم خاصة إن كان هناك مواد يتوجب عليهم تحضيرها قبل الاجتماع، فلا يجب أن يكون الفاصل الزماني بين الدعوة والاجتماع ساعات معدودات فقط، فهذا يزعج المدعوين بشكل كبير جداً، وقد يضطر بعضهم إلى الاعتذار بسبب طريقة الدعوة هذه.
من أهم العناصر التي يتوجب على دعوة الاجتماع أن تحتوي عليها هي تاريخ الإرسال وعنوان المدعو الذي سترسل إليه هذه الدعوة، ولا يشترط أن تكون على نفس بطاقة الدعوة بل على الظرف الذي يحتوي على البطاقة، إضافة إلى ذلك يتوجب أن تحتوي دعوة الاجتماع على الديباجة التي يبدأ بها نص الدعوة ويجب أن يراعى فيها لقب الشخص، فمثلاً إن كانت الدعوة مرسلة إلى وزير يجب أن تبدأ الدعوة بـ ( معالي وزير ... ) و إن كان المدعو حاصلاً على شهادة الدكتوراة يتوجب أن تبدأ الرسالة بـ ( الدكتور ... ) أما إن لم يكن هناك لقب للمدعو فتبدأ الرسالة بـ ( السيد ... ). ثم يتوجب أن يتم التعريف بموضوع الاجتماع كما ويجب ذكر كافة التفصبلات المكانية والزمانية وأية شروط يتوجب أن يراعيها المدعو عند مجيئه إلى الاجتماع وأخيراُ يتوجب أن تختم الدعوة وتوقع وتختم بالختم الرسمي للمؤسسة.
