كيفية كتابة التقارير

مفهوم التقرير

يشيرُ مفهومُ التقرير بحسب قاموس الأعمال إلى أنّه وثيقة تحتوي على معلوماتٍ مُرتّبة، ومنظمة على شكل سرد المعلومات، أو على شكل بيانيّ، أو على شكل جدول، حيثُ يتمّ إعدادُ التقرير بناءً على أُسُس دورية، أو مُخصّصة، أو منتظمة، ويتناول التقريرُ موضوعاتٍ مُحدّدة، ويمكن تقديمُ التقرير بشكل شفهيّ، أو مكتوب.^[١]

كتابة التقرير

فيما يلي خطواتُ كتابة التقرير:^[٢]

• تحديد الغاية الأساسية من إعداد التقرير: من خلال تحديد طبيعة التقرير المُراد كتابتُه، والهدف الأساسي من كتابته، والجهة التي سوف يُرسَل التقرير لها.
• التحضير للإعداد: من خلال تحديد خصائص التقرير، وتكون الخصائص مرتبطةً بالجهة التي سوف تستلمُ التقرير، وعادة ما تكون هناك شروط لحجم الخط، وعدد الصفحات، والهوامش، وغيرها من الأمور، كما يتضمّن التحضير تحديدَ مصادر المعلومات، والبيانات الواردة في التقرير.
• البدء بإعداد التقرير: ينقسم إلى:
  • إعداد التقرير من حيث الشكل، ويتضمن استخدامَ نمط معيّن للكتابة، ونوع معيّن من الخط، وحجم الخط، حيثُ يجب أن تكونَ العناوين بمقياس أربعة عشر، ونص التقرير بحجم اثني عشر، ويتضمن ترقيمَ أقسام التقرير، حتى يمكن الرجوعُ لأيّ قسم بسهولة، ويتضمن تحضيرَ جدول المحتويات، أو الفهرس، والقوائم التحضيرية، كما يجب ترقيمُ جميع الصفحات في التقرير، ويكون الترقيم أسفلَ كلّ صفحة.
  • إعداد التقرير من حيث المضمون، بمراجعة الترابط بين العناوين الرئيسية والفرعية من جهة، وبين العناوين وما يتبعها من توضيح وشرح من جهة أخرى، والتأكّد من وجود العناصر الأساسية للتقرير، مثل المقدمة، والخاتمة، وغيرها، كما يجبُ ربط التوصيات بأهداف التقرير.

عناصر التقرير

فيما يلي العناصرُ الأساسية التي يتكوّن منها التقرير:^[٣]

• الغلاف: وهي الصورة الخارجية للتقرير، ويُعتبر إعدادُها بشكل جيّد انعكاساً لمضمون التقرير، ويحتوي الغلاف على:
  • عنوان التقرير.
  • تاريخ إصدار التقرير.
  • الجهة التي سوف تستلم التقرير.
• صفحة العنوان: هي تكون بعد صفحة الغلاف مباشرةً، وتحتوي على:
  • عنوان التقرير.
  • كاتب التقرير.
  • وظيفة كاتب التقرير.
  • اسم المؤسسة التي صدر منها التقرير.
  • اسم المؤسسة التي سوف تستلم التقرير.
  • تاريخ إصدار التقرير.
• جدول المحتويات: ويعتبر من الأمور المهمّة بالتقرير، حيثُ يسهّل عملية الرجوع إلى الأقسام التي يتكون منها التقرير.
• الملخص: وهو عرض لأهمّ محتويات التقرير، ويتضمّن عرض نتائج التقرير، وتوصيات كاتب التقرير.
• القوائم التحضيرية: وتتضمن قائمةَ الأشكال، والجداولَ، والمصطلحاتِ الواردة في التقرير.
• المقدمة: وتُعتبر جزءاً تعريفياً بالتقرير، وتمهيداً لأقسامه المختلفة، وتحتوي على موضوع التقرير، وأهدافه الرئيسية.
• نص التقرير: ويحتوي على أقسام التقرير جميعها بالتفصيل.
• نتائج التقرير: وهي ما توصل له كاتب التقرير.
• التوصيات: وهي توصيات كاتب التقرير حول معالجة مشكلة ما.
• المراجع: وتتضمن المصادر التي تمّ الاستناد إليها في كتابة التقرير.

سمات التقرير الجيد

فيما يلي سمات التقرير الجيّد:^[٤]

• احتواؤه على المعلومات الضرورية لفهم الموضوع.
• مقسّم بطريقة يسهل الوصول من خلالها للمعلومة.
• عدم احتوائه على معلومات ليس لها علاقة بهدف التقرير.
• احتواؤه على تاريخ إعداد التقرير، وكاتب التقرير.
• لغة التقرير واضحة، وسهلة الفهم.

المراجع

1. ↑ "report ", www.businessdictionary.com, Retrieved 17-12-2018.
2. ↑ مركز تطوير المؤسسات الإهلية الفلسطينية، دليل كتابة التقارير، صفحة 16،17. بتصرّف.
3. ↑ مركز تطوير المؤسسات الأهلية الفلسطينية، دليل كتابة التقارير، صفحة 11،12،13. بتصرّف.
4. ↑ سامح محمد (2008)، كتابة التقارير والأبحاث، صفحة 4. بتصرّف.