محتويات
التقرير
هو شكل من أشكال الكتابة الوظيفية، ويتضمن وصف توضيحي لقضية ما من خلال جمع أكبر قدرٍ ممكن من الحقائق والوثائق والمعلومات المتعلقة بهذه القضية.
فوائد التقرير
- تحديد مدى إمكانية الوصول إلى الهدف الطلوب.
- تحديد التحديات والمعيقات التي واجهت صاحب التقرير عند جمع المعلومات.
- تدوين المعلومات من أجل العودة إليه عند الضرورة.
- الحصول على أفكارٍ جديدة والعمل على إنتاجها وتطويرها وحفظها.
- الشعور بتحقيق الأهداف وانجازها مما يزيد الثقة بالنفس.
- المساعدة في وضع خطط مستقبلية.
عيوب كتابة التقرير
- اللجوء إلى بعض الجمل الطويلة والمصطلحات والتعابير غير الملائمة للموضوع، بحيث إنها تقف حاجزاً أمام تسلسل الآراء وتعمل على تعقيد التقرير.
- استعمال المصطلحات الفنية بكثرة، مما يعمل على إزالة جانب الإثارة والتشويق في التقرير وتجعله أقل حيويةٍ.
الأمور الواجب مراعاتها عند كتابة التقرير
- يُشترط أن يتم اختيار عنوان واضح ومفهوم للتقرير، وأن يوضح العنوان الفكرة الرئيسية من التقرير وطبيعة المعلومات.
- الاستيعاب الشامل لكل نواحي الموضوع المراد الكتابة عنه.
- الاستعانة بتدوين بعض الملاحظات.
- الاستعانة بالدلائل اللازمة للبرهان.
- تنسيق التقرير في جمل وكلمات شاملة وبأسلوب واضح.
المحاور الأساسية لكتابة التقرير
- تحديد السبب الذي دعا إلى كتابة التقرير والحدود التي تمّت الكتابة فيها، والجهة المراد توجيه التقرير لها.
- الدقة في جمع المعلومات واتباع الأسلوب الموضوعي في جمعها.
- تحليل المعلومات وتدقيقها من أجل الوصول إلى النتائج.
- البدء في كتابة التقرير على أساس اتباع أسلوب فني فعّال.
البناء الفني لكتابة التقرير
- مقدمة مختصرة: يتم فيها ذكر السبب في كتابة التقرير وهدفه والظروف التي دعت له، ولا بد من التطرّق لكتابة بعض الصعوبات والعقبات التي واجهت الكاتب أثناء جمع المعلومات.
- محتوى التقرير: ويتم فيه عرض المعلومات والحقائق بشكلٍ متناسق ومتسلسل، وقد يتضمّن ذكر الزمان والمكان إن لزم الأمر.
- الخاتمة: ويتم فيها عرض الاقتراحات أو التوصيات.
- عرض التقرير في صورته النهائية والجاهزة للطبع.
ضوابط في جمع المعلومات والحقائق في التقرير
- تحصيل المعلومات والبيانات من المصدر الأصلي لها.
- التأكد من صحتها من أجل تحليلها وتفصيلها بالشكل المطلوب.
- الانتباه إلى الزمن والتاريخ في الوثائق المعتمدة وتغييرها إن لزم الأمر.
- الاستعانة بدفتر لتدوين وتوثيق الملاحظات عليه.
- شرح البيانات والمعلومات من خلال استخدام الصور أو الجداول.
- الأمانة في كتابة التقرير، والعمل على تعيين المحاور الأساسية لكتابة التقرير وفقاً للهدف المراد من التقرير، ويجب التحلّي بالصدق والنزاهة والابتعاد عن الأغراض الشخصية.
سمات الكتابة الناجحة للتقارير
- الاهتمام بالمظهر الخارجي للتقرير وأسلوب الصياغة المتّبع فيه وطريقة التحرير.
- الموضوعية وتحري الصدق والنزاهة والابتعاد عن الأغراض الشخصية أو أيّة عواطف وتحيّزات.
- وسيلة إخبارية.
- الدقة والوضوح والأمانة لأنّك ناقل للحقيقة، لذلك يجب التأكّد من صحّة المعلومات قبل الأخذ بها.
