مفهوم إدارة المشتريات والمخازن

إدارة المشتريات والمخازن

تعرف إدارة المشتريات والمخازن بأنّها الأنشطة والعمليات التي تُمارسها إدارة المنظمة في وحداتها وأقسامها لغايات تحقيق الربح، سواءً كانت السلع ملموسةً أو غير ملموسةٍ، كما يمكن وصفها بأنّها تلك الإدارة المتكاملة التي تتولى مسؤولية التخطيط لغايات الحصول على متطلبات المنظمة واحتياجاتها من مختلف الأصناف، ليصار إلى تخزينها وفرض الرقابة عليها، واستخدامها بما يتماشى مع أهداف المنشأة، ويجب أن يكون ذلك باستغلال الموارد المتاحة بالطرق المُثلى. ويمكن تعريف إدارة المشتريات والمخازن بأنّها كافة الأنشطة والعمليات المُمارسة على عملية الشراء من قِبَل الإدارة، وتفرض سيطرتها على كلّ ما يتعلّق بهذا الشأن في المنشأة، ويحظى هذا النوع من الإدارة بأهميةٍ كبيرةٍ في المؤسّسة لذلك فإنّها بحاجةٍ ماسّةٍ للشدّة وإحكام السيطرة عليها، ويشار إلى أنّها تضمّ كافة مجالات الاستعانة بالمصادر سواءً كانت داخليةً أو خارجيةً.^[١]

مهام إدارة المشتريات والمخازن

تضم مهام إدارة المشتريات والمخازن، ما يلي:^[٢]

• رسم السياسات والشروط المناسبة لعملية الشراء، ثمّ إحداث التطويرات عليها، ومن أبرز السياسات في هذا المجال هي سياسة الشراء حسب الحاجة، وسياسة الشراء بكمياتٍ قليلةٍ، وسياسة الشراء مقدماً للتخزين.
• إجراء الدراسات والبحوث الهامة في اتخاذ قرارات المنشأة في عملية الشراء، ومن أهمها التنبؤ بحالة الأسواق وما يحدث فيها من حالات تنافس.
• إعادة النظر بطلبات الشراء الواردة ومراجعتها، والتأكد من مصداقيتها.
• إجراء عملية الجدولة الزمنيّة لكافة المشتريات، إذ ترتبط الجداول الزمنية مع وظيفة الشراء ارتباطاً وثيقاً.
• تحديد المستويات التي يُصنّف إليها المخزون، وهي: الحدّ الأعلى، ونقطة الطلب، والحد الأدنى.
• تقديم أوامر التوريد الخاصّة بالشراء.
• التأكد من سلامة التقارير قانونيّاً ومراجعة العقود الخاصّة بالشراء.
• تحديد المصير الذي ستؤول إليه المواد الموّردة، ويكون ذلك بالكشف عن حالتها سواءً كانت مرفوضةً، أو مقبولةً، أو مُستلمةً.
• ترتيب البيانات وتنظيمها وفقاً لسجلاتٍ معينةٍ تحتوي بيانات ذات علاقةٍ بعمليات الشراء.
• التخلص من الأصناف المخزنة غير الضرورية.

أهداف إدارة المشتريات والمخازن

تشمل أهداف إدارة المشتريات والمخازن:^[٣]

• الحرص على استمرار عملية الإنتاج وضمانها، ويكون ذلك من خلال توفير كافة المواد الأولية الضرورية لعملية الإنتاج؛ لمنع تأخر تدفق المنتجات.
• السعي الدؤوب للحصول على المنتجات الأولية بأفضل سعرٍ ممكنٍ، شريطة أن تتماشى المواد الأولية مع جودة المنتج؛ لضمان تطابق مواصفات المنتج مع مواصفات الجودة لدى الشركة.
• استقطاب الموردين وعدم الاعتماد على جهةٍ موردةٍ واحدة، لتكسب الشركة القوة في المجادلة في الحصول على السعر المعقول من خلال المناقصات.
• خلق الثقة والعلاقات الوطيدة بين المنشأة والموردين.
• تحقيق التكاملية بين قسم المشتريات ومختلف أقسام المنشأة والتعاون فيما بينها.

المراجع

1. ↑ "Procurement and Inventory Management", /warwick.ac.uk, Retrieved 12-7-2018. Edited.
2. ↑ "Procurement and Supply Chain Manager", www.devex.com, Retrieved 12-7-2018. Edited.
3. ↑ by Jim Molis, "What Are the Objectives of Purchasing Management?;"، bizfluent.com/, Retrieved 12-7-2018. Edited.