تعريف إدارة الوقت

محتويات

١ الوقت
٢ تعريف إدارة الوقت
٣ أهمية إدارة الوقت
٤ مفاتيح إدارة الوقت
٥ خطوات إدارة الوقت بشكل فعّال
٦ المراجع

الوقت

يُعتبَر الوقت مَورداً مُهمّاً في حياة الأفراد، والمجتمعات، حيث يمكن تحقيق الأهداف المرجوّة من خلال إدارته بشكل فعّال،^[١] علماً بأنّ كلمة (وقت) هي مصدر الفعل (وَقَتَ)، وجمعها (أوقات)، وتعني: مِقدارٌ من الزمان قُدِّر لأَمرٍ ما، يُقال: بَقِيَ وَقْتاً عِنْدَهُ؛ أَيْ مِقْدَاراً مِنَ الزَّمَنِ،^[٢] أمّا اصطلاحاً، فيمكن تعريفه على أنّه: مفهوم يرتبط بالزمن، والأعمال التي يمكن إنجازها خلاله، وهو يُشكِّل مادّة الحياة الأصليّة، والمُتاحة للأفراد جميعهم.^[١]

تعريف إدارة الوقت

تشكِّل الإدارة، والوقت معاً كُلّاً مُتكاملاً؛ إذ إنّ الوقت يُعَدُّ الوسيلة التي تتَّخذها الإدارة؛ بهدف إنجاز أعمالها، وتحقيق أهدافها بشكل مُنظَّم، وفعّال، وحيث إنّه قد تمّ تعريف الوقت، فإنّه لا بُدّ من التطرُّق إلى تعريف إدارة الوقت، إذ ورد تعريفها بصور مُتعدِّدة، إلّا أنّها اتّفقت جميعها على أنّها تهتمّ بإنجاز الأعمال بشكل فعّال، مع ضمان كلفة أقلّ، ووسائل أفضل؛ في سبيل تحقيق الأهداف المنشودة، ومن بين هذه التعريفات ما يأتي:^[١]

عرَّفها (العجمي) على أنّها: "إدارة الانشطة، والاعمال التي تُؤدَّى في الوقت، وتعني الاستخدام الأمثل للوقت، وللإمكانات المُتوفِّرة، وبطريقة تؤدّي إلى تحقيق أهداف مهمّة، وتتضمّن إدارة الوقت معرفة كيفيّة قضاء الوقت في الزمن الحاضر، وتحليلها، والتخطيط؛ للاستفادة منها بشكل فعّال في المستقبل".
عرَّفها (هايل) على أنّها: "توجيه القدرات الشخصيّة للأفراد، وإعادة صياغتها؛ لاتِّخاذ العمل المطلوب في ضوء القواعد، والنُّظم المعمول بها، وهذا يعني توجيه إدارة الفرد الداخليّة تجاه الأداء المطلوب، وِفقاً للزمن المُحدَّد".^[٣]
عرَّفها (صلاح عبّاس) على أنّها: "دراسة الحركة، والزمن التي تمكِّن من تحديد الوقت اللازم؛ لأداء الجزئيّة من العمليّة الواحدة دون فَقدٍ في الزمن، ممّا يُتيح زمناً آخر؛ لإنجاز جزئيّات، أو عمليّات تالية، ومُكمِّلة، ممّا يضمن إنجاز الأعمال في الوقت المناسب، وبفعاليّة عالية".^[٤]

ومن خلال التعريفات السابقة، يمكن تعريف إدارة الوقت على أنّها: الاستغلال الأمثل للوقت، والقدرات الشخصيّة؛ بهدف تحقيق الأهداف المنشودة، بما يضمن الحفاظ على التوازن بين الحياة الخاصّة، ومطالب العمل، وبين الحاجات الأساسيّة لكلٍّ من العقل، والجسد، والروح.^[٥]

أهمية إدارة الوقت

تبرز أهمّية إدارة الوقت من خلال العديد من النقاط التي من أهمّها ما يأتي:^[٣]

تُعَدُّ أحد المداخل المهمّة، والفعّالة في نجاح المُؤسَّسات، وتطوير التنمية، وتحقيق الأهداف بفاعليّة.
يُعتبَر عنصراً مهمّاً وضروريّاً، حيث إنّه يرتبط بعناصر الإدارة جميعها، كاتِّخاذ القرارات، والرقابة، والتخطيط، وغيرها.
تؤدّي إلى تحقيق الإنجازات عبر الإمتاع، والإشباع، والفاعليّة، بحيث تُضفي على العاملين، والعمل بُعداً تنمويّاً.
تُساعد على تحديد اتِّجاهات المديرين في ما يتعلَّق بالعمل، وقِيَمهم التي يُؤمنون بها، والأساليب التي يتّبعونها في الإدارة.
تؤثِّر في طريقة استخدام الموارد الأخرى؛ حيث إنّ الوقت يُشكِّل عاملاً مُؤثِّراً في حيويّة الإدارة، وأهمّيتها.

مفاتيح إدارة الوقت

من أهمّ المفاتيح الاساسيّة لإدارة الوقت بشكل فعّال، وناجح ما يأتي:^[٥]

تحليل الوقت: وذلك عن طريق وضع سجلّ للأنشطة اليوميّة على مدار أسبوع كحدٍّ أدنى، ممّا يكوِّن أساساً جوهريّاً لتحليل ناجح للوقت.
التخطيط: حيث يتمّ الاهتمام بالتخطيط على المدى الطويل، والتخطيط اليوميّ، بما يتَّفق مع الأهداف، والأحداث، ممّا يحقِّق الاستفادة من الوقت بشكل فعّال.
الأهداف والأولويّات: حيث إنّ السعي؛ لتحقيق الأهداف التي يتمّ التخطيط لها يؤدّي إلى نتائج أكثر فاعليّة من تلك التي قد يؤدّي إليها السعي لتحقيق أهداف من قبيل الصُّدفة.
التوقُّع: وهو فعّال بشكل أكبر من الإجراء العلاجيّ.
الفعاليّة: وهي تعني إنجاز الأشياء الصحيحة بالشكل الصحيح، حيث إنّ أي جهد يتمّ بذله في أوقات غير مناسبة؛ ولإنجاز مهامّ غير مناسبة، ونتائج لم يتمّ التخطيط لها، سيكون جهداً عديم الفعاليّة.
البدائل: وهي تعني ضرورة إيجاد حلول بديلة، ممّا يُمكِّن الفرد من اختيار الحلّ الفعّال.
المواعيد النهائيّة: بحيث تتمّ ممارسة الانضباط الذاتيّ؛ للالتزام بها، ممّا يساعد في التغلُّب على التردُّد، والتسويف، والحيرة.
الإيجاز: حيث يساعد على زيادة الفهم، والوضوح.
تقليل الروتين وتجنُّب التفاصيل: بحيث يتمّ التركيز على أهداف المُنظَّمة العامّة، والحدّ من المهامّ الروتينيّة، أو تفويضها، أو دمجها.

خطوات إدارة الوقت بشكل فعّال

تتضمّن الإدارة الناجحة للوقت عدّة خطوات، من أبرزها ما يأتي:^[٦]

مراجعة الخطط، والأهداف، والأولويّات؛ وذلك لأنّ الفرد إذا لم تكن لديه خطط سليمة، وأهداف واضحة، وأولويّات مُنظَّمة، فإنّ تنظيم الوقت سيكون أمراً غير مُمكن.
الاحتفاظ بخطّة زمنيّة؛ حيث إنّ هذا من شأنه تحقيق الأهداف على المدى القصير.
تحديد قائمة بالإنجازات اليوميّة، بحيث تكون جزءاً من الحياة الخاصّة بالفرد، بما يضمن توفير فترات خاصّة بالراحة، وعدم المبالغة في وضع مهامّ كثيرة في القائمة.
إغلاق منافذ الهروب، حيث لا يجب الهروب من المهامّ، والمسؤوليّات، كالتسويف، والتأجيل، والكسل، والتردُّد، وغيرها من الأمور التي من شأنها أن تُعرقل عمليّة النجاح، كما أنّ من شأنها أن تتسبّب في الشعور بالخَيبة، والقلق، والضيق، وغيرها من المشاعر.
الاستغلال الأمثل للأوقات الهامشيّة؛ وهي الأوقات التي تضيع ما بين المهامّ، والالتزامات، كالسفر، واستخدام السيّارة، وفترات الانتظار، وما إلى ذلك من أوقات، حيث إنّه لا بُدّ من استغلال مثل هذه الأوقات على أفضل نحوٍ ممكن، مثل: قراءة القرآن الكريم، والاسترخاء، والتأمُّل، والقراءة بشكل عامّ، والتفكير، وغيرها من الأمور.
عدم الاهتما بالأمور العاجلة غير الضروريّة؛ حيث إنّها تُضيِّع وقت الفرد، وتسلبه فاعليّته، ممّا يُقلِّل من تنظيمه لذاته؛ ولهذا لا بُدّ من تطبيق عدّة معايير على المهامّ التي تتمّ ممارستها، وهي: الفعاليّة، والضرورة، والمُلاءمة، وذلك بعد تحديد الأولويّات، والأهداف.