كيف تكون سكرتيراً ناجحاً

محتويات

١ القدرة على الاتصال والتواصل
٢ إدارة المواعيد والاجتماعات
٣ التعاون والمرونة
٤ إجادة مهارات الكمبيوتر
٥ المراجع

القدرة على الاتصال والتواصل

يُعتبر السكرتير ناجحاً ومُحترفاً إذا كان يمتلك مهارة الاتصال والتواصل الفعّال مع الآخرين، سواء كان ذلك بشكل شخصي أي وجهاً لوجه، أو عبر الهاتف، أو البريد الإلكتروني، بالتالي يجب أن يعرف كيفية التواصل بشكل مهني، وواضح، وأخلاقي مع الآخرين، بغض النظر إن كان ذلك التواصل مع زائر، أو عميل، أو زميل، أو رئيس، أو مزوّد خدمة معيّنة.^[١]

إدارة المواعيد والاجتماعات

يجب على السكرتير الناجح أن يحرص على إدارة المواعيد والاجتماعات بشكل مُنسَّق ومنسجم، حيث إنّه يُرتّب جدول المواعيد للمدير، ويدوّن فيه جميع التزاماته المكتبية، فيُحدّد أوقات الاجتماعات والفعاليات التي يتعيَّن عليه حضورها بالمكان والزمان، بحيث لا يحدث بينها تعارض، مع التّأكد أنّ مديره لديه ما يكفي من الوقت للتحضير لهذه الالتزامات دون إحداث أي تأخير، كما أنّه في كثير من الشركات يتميّز السكرتير الناجح بأنّه يُعدّ جدول الاجتماعات، ويُرتِّب مرافق وأماكن حدوث الفعاليّات الخاصة بالشركة، كما يُسجّل النقاط المهمّة المُتفق عليها في الاجتماع.^[٢]

التعاون والمرونة

ينبغي على السكرتير الناجح أن يكون مُتعاوناً جداً، فمهمّته الرئيسية تكمن في دعم مديره في العمل بأي طريقة مُمكنة، الأمر الذي يتطلَّب مرونةً، وروحاً مُتعاونةً، فقد يضطّر إلى العمل لوقت مُتأخر، أو القدوم باكراً إلى المكتب، أو القيام بمشروع لم يسبق له أن اطّلع عليه من قبل، بالتالي فإنّ السكرتير الناجح لديه القدرة على توقّع احتياجات مُديره في العمل، أو الموظّفين الآخرين الذين يُقدِّم لهم خدمات سكرتارية، الأمر الذي يُعزّز نجاحَهم ونجاح العمل بشكل عام.^[٣]

إجادة مهارات الكمبيوتر

يُعدّ من الضروري أن يتوفَّر لدى السكرتير مهارات الكمبيوتر اللازمة؛ نظراً لأنّ مُعظم أعماله تتم من خلاله، فينبغي أن يُجيد بعض المهارات الأساسيّة مثل: الكتابة، والطباعة، والمسح الضوئي، واستخدام برامج مُعينّة مثل Microsoft Office، واستخدام مُتصفّحات الإنترنت بالإضافة إلى مهارات البحث، حيث تُساعد كلها على أداء مهام السكرتير اليوميّة بسرعة، ودقّة، وكفاءة أكبر.^[١]