محتويات
التقارير
تعد التقارير من أنواع الكتابة لأغراض وظيفية، وهي تعتمد بالأساس على جمع قدر معين من المعلومات حول موضوع التقرير لوصف السير للمشروع أو عمل ما، ويحتوي التقرير على تحليل أو توصيات لمساعدة المسؤولين على اتخاذ الخيارات المناسبة بناءً عليه، كما يعد مصدراً من مصادر المعلومات ووسيلة لتقييم الأعمال والأنشطة، وتكمن أهمية التقارير في كونها وسيلة اتصال مهمة بين الموظفين والإداريين، ويعتبر من مصادر الحقائق والمعلومات، وهو أداة لمراقبة الأعمال والأنشطة تستطيع الإدارة من خلاله التعرف على آراء العاملين، كما أنّه يعتبر وسيلة تبين مستقبل سير العمل ومدى إمكانية نجاحه أو فشله، ويوفر المعلومات اللازمة للمساعدة في اتخاذ القرارات في المؤسسات المختلفة.
أنواع التقارير
للتقارير أنواع تنقسم من حيث المدة الزمنية إلى تقارير دورية يومية، وأسبوعية، وشهرية، وربعية، ونصف سنوية، وسنوية، تقارير غير دورية طارئة، وتقسم التقارير من حيث محتواها إلى: تقارير مالية ومحاسبية، وتقارير إدارية، وتقارير الأنشطة والزيارات المالية، وتقارير الأعمال المنجزة، وتقارير التقييم، أما من حيث الصياغة فتنقسم إلى تقرير غير رسمي لا يتم فيه الالتزام بشكل معين بالكتابة فقط يتم ذكر الكاتب والمستقبل ومحتويات الموضوع، وتقرير رسمي حيث يأخذ تقسيماً معيناً من مقدمة، وموضوع، وخاتمة ويكون رسمي في طبيعة الألفاظ واستخدامها وتوظيفها، وتندرج التقارير عن المؤتمرات ضمن التقارير الرسمية لأنّها تعبر عن حدث رسمي سواء كان سياسياً أو تجارياً أو غير ذلك، كما تعتبر التقارير عن المؤتمرات تقارير دورية في حالات قيام المؤسسات المختلفة بعقد المؤتمرات بانتظام.
طريقة كتابة تقرير عن مؤتمر
نقاط كتابة التقرير
- عنوان التقرير: يجب أن يكون مناسباً وموافقاً لمضمون التقرير، فلا يمكن استخدام التعبيرات المجازية أو التشبيهات في عنوان التقرير، كما يجب أن يضم العنوان تاريخ المؤتمر ومكان انعقاده.
- المقدمة: تتضمن شرحاً عاماً عن الموضوع الخاص بالتقرير وأهدافة والأشخاص أو المؤسسات الموجه إليها التقرير، وفي حالة إعداد التقرير للنشر العام يجب إيضاح سبب النشر.
- عرض أو صلب التقرير: يتضمن المعلومات والحقائق الخاصة بالمؤتمر بالإضافة إلى مكان المؤتمر وزمانه وتفاصيل المؤتمر.
- الخاتمة: تتضمن ملخص أفكار التقرير وتعرض وجهة نظر الكاتب بموضوعية ومقترحات حول خطط مسقبلية للمراحل القادمة.
- مرفقات التقرير: يتم إرفاق التقرير بصورة فوتوغرافية ورسمات بيانية أو نماذج لتوضح الحقائق الناتجة من المؤتمر.
أمور تجب مراعاتها عند كتابة التقرير
- الوضوح: وضوح أهداف التقرير، ووضوح عرض الفكرة وانتقاء الألفاظ وتسلسل الأفكار وأن يتضمن الأفكار اللازمة لفهم الغرض من التقرير.
- الإيجاز: اختصار الأفكار وعدم الإطالة في العرض بما قد يؤدي الى ملل القارئ، مع مراعاة عدم الإخلال بصيغة الألفاظ الرسمية بما يناسب التقرير.
- الموضوعية: يجب على كاتب التقرير مراعاة التجرد في عرض الأفكار والحقائق وعدم التحيز، وكذلك مراعاة الدقة في عرض المعلومات والحقائق والاعتماد على مصادر موثوقة ورمسمية قدر الإمكان لضمان اخراج تقرير جيد ومتماسك.
