نموذج تقرير إداري

التّقرير الإداريّ

تُعدّ التقارير وسيلةً تنتمي إلى الوسائل الخاصة بالاتّصال؛ لذلك لها أهميّة كبيرة بصفتها أداةً فعّالةً تُقدّم العديد من الخدمات الإداريّة، وتُساعد على نقل ملخّص دقيق وصورة واضحة حول البيئة الداخليّة للمُنشأة، وتشمل التقارير عدّة أنواع ومنها التّقرير الإداريّ الذي يُعرَّف بأنّه وثيقة مكتوبة تحتوي عدّة حقائق متعلّقة بمشكلةٍ معيّنة أو موضوع مُحدّد، ويشمل هذا التّقرير تحليلاً واقعياً ومنطقياً، ومجموعة من الاقتراحات والتوجيهات المعتمدة على النتائج الخاصة بالتحليل.^[١]

نموذج تقرير إداريّ

يشمل نموذج التّقرير الإداريّ بشكلٍ عام مجموعة من المكونات والأجزاء الأساسيّة، وهي:^[٢]

• الملخص التنفيذي: هو بيان يُكتَب في أوّل التّقرير الإداريّ، ويهدف إلى توضيح طبيعة التّقرير، وتقديم أفكار حول محتوياته ومكوّناته.
• مقدمة التّقرير: هي الجزء الأوّل من أجزاء نموذج التّقرير الإداريّ، وتشمل التعريف بالفكرة الرئيسيّة للتقرير، وكتابة الأهداف الخاصة به، وتمهيد الوصول إلى موضوعه بإنشاء روابط من الممكن استخدام القُرّاء لها.
• وسط التّقرير: هو محتوى التّقرير الإداريّ الذي يشمل مجموعة من الإيضاحات والخيارات، وتسلسلاً مترابطاً مع بداية أو نهاية التّقرير، ومن المهمّ أن يمتلك مجموعةً من العناوين الفرعيّة والرئيسة، ويتميّزَ بكتابته بلُغةٍ مناسبة، كما يجب أن يحتوي صوراً، أو رسوماً، أو أشكالاً تساعد على إيصال المعلومات الخاصة به وتوضيحها.
• نهاية التّقرير: هي خاتمة التّقرير الإداريّ، ويجب عند إعدادها الالتزام بالقواعد الآتية:
  • تجنُّب استخدام كلمات زائفة وغير دقيقة، مثل: استخدام كلمة أخيراً بشكل مُتكرّر.
  • تجنُّب الاستطراد في الكلام، وتجاهل هيكليّة كتابة التّقرير.
  • الاهتمام باستخدام لغة كتابة ذات طبيعة إيجابيّة.
• الملاحق: هي معلومات إضافيّة تشمل الصور، والنتائج، والتوصيات، والاستنتاجات الخاصة بالتّقرير الإداريّ.

خطوات كتابة التّقرير الإداريّ

تعتمد عملية كتابة التّقرير الإداريّ على تنفيذ الخطوات الآتية:^[٣]

• تحديد موضوع التّقرير: هو الحصول على تفويض من الجهة الإداريّة لإعداد التّقرير الإداريّ، ومن ثمّ يجب تحديد الموضوع الخاص بالتّقرير، والأجزاء المرتبطة به.
• تحليل الموضوع: هو البحث في أسباب حدوث مشكلة التّقرير التي تُمثّل موضوعه، ومحاولة البحث عن المعلومات الخاصة بها باستخدام المصادر المناسبة، مثل: الكُتب، أو الأبحاث، أو غيرها.
• إعداد الترتيبات الخاصة بالتّقرير: هو تصنيف جميع مكونات وأجزاء التّقرير الإداريّ، المعتمدة على عدّةة جوانب، مثل: المدّة التي يحتاجها التّقرير للوصول إلى شكله النهائي، والتعرف على الإمكانيات الفنية والماديّة التي تدعم إعداد التّقرير.
• كتابة مسودات التّقرير: تشمل كتابة مسوّدتين، هما:
  • المسوّدة الأوليّة: هي مسودة تحتوي ثلاثة مكوّنات أساسيّة، وهي الخاتمة، والهيكل، والمقدمة، والمحتوى الذي تجب كتابته في التّقرير.
  • المسودة النهائيّة: هي الصورة النهائيّة الخاصة بالتّقرير الإداريّ، وتشمل المكوّنات الآتية:
    • هيكل التّقرير الإداريّ: هو الذي يُستخدَم في مراجعة العنوان الخاص بالتّقرير الإداريّ، وفقاً لقدرته على التعبير عن فكرة التّقرير، والمقدمة التي تُقدّم شرحاً كافياً حول الأسباب والأهداف التي ساهمت في إعداد التّقرير، ويراجع هيكل التّقرير الإداريّ المحتوى الذي يحتوي على أفكاره المكتوبة بطريقة متسلسلة، كما يتمّ التأكد من سلامة كتابة نهاية التّقرير الإداريّ.
    • المحتوى الخاصّ بالتّقرير: هو الذي يُراجع فيه كاتب التقرير جميع الأفكار والمعلومات والحقائق المكتوبة في نصّ التقرير، ويحدّد مدى الاعتماد على استخدام مجموعة من الأدلّة أو الاستنتاجات المناسبة، ويدرس طبيعة وجود ترابط بين الأفكار أو المعلومات في نصّ التقرير.
    • الجوانب الفنية: هي جميع الجوانب التي تُستخدَم في دراسة الأصول الخاصة بالكتابة، من حيث النّحو، والإملاء، وعلامات الترقيم، والجوانب المرتبطة بتنسيق نصّ التّقرير الإداريّ، مثل: نوعية الخط المُستخدم، والتباعد بين السطور، وغيرها من الجوانب الفنية المهمّة لنجاح كتابة نموذج التّقرير الإداريّ وتصميمه.

أهداف التّقرير الإداريّ

يعتمد إعداد التّقرير الإداريّ وكتابته على تحقيق مجموعة أهداف، هي:^[٤]

• مساعدة التّقرير الإداريّ على قيادة المُنشأة؛ من خلال الاستعانة بالمعلومات التي توضّح حالتها الماليّة، والفنيّة، والإداريّة، ممّا يُساهم في صناعة القرارات المتميّزة بالموضوعيّة والدقة.
• مشاركة التّقرير الإداريّ في تشخيص وتحليل واقع المُنشأة وفقاً لطُرق تطويرها، ونقاط الضعف والقوّة الخاصة بها.
• مساهمة التّقرير الإداريّ في توضيح الإنجازات العامة للمُنشأة، والإنجازات الخاصة بأقسامها ومشروعاتها ودوائرها، ويُساعد ذلك على نقل صورة ممتازة وإيجابيّة عن المُنشأة ومكوّناتها.
• مشاركة التّقرير الإداريّ في تعزيز التفاعل والتواصل الداخلي بين وحدات المُنشأة الداخليّة وأقسامها، ودعم التفاعل والتواصل الخارجيّ مع المؤسسات والمُنشآت التي تشترك مع المُنشأة في مشروعات ونشاطات متنوعة.
• مساهمة التّقرير الإداريّ في توثيق سجلات المُنشأة؛ من خلال اعتباره وسيلة من وسائل التوثيق والتسجيل الخاصة بالحقائق، والبيانات، والمعلومات، كما يُمثّل التّقرير الإداريّ سجلاً خاصاً بالمُنشأة وأقسامها الإداريّة.

أهميّة التّقرير الإداريّ

يمتلك التّقرير الإداريّ أهمية وضرورة في المُنشآت بمختلف أنواع نشاطاتها وأعمالها، وتُلخّص هذه الأهمية وفقاً للنقاط الآتية:^[٤]

• المساهمة في إيصال صورة واضحة عن المُنشأة: هو دور التّقرير الإداريّ في تقديم المعلومات لمُتلقّيها حول الواقع الخاص بالمُنشأة، مثل تقديم تقرير إداري حول مشروع محدّد، وقد يشمل هذا التّقرير الإنجازات الخاصة بالمشروع، والمخاطر التي قد يتعرض لها، والطُرق المناسبة للحدّ منها.
• المساعدة على وضع توقعات مستقبليّة خاصة بالمُنشأة: عند إعداد تقرير إداري حول تقييم المُنشأة من حيث الفشل أو النجاح، فمن الممكن استخدامه كقاعدة رئيسيّة لتطبيق التخطيط المستقبليّ للمُنشأة، والذي يشمل تغيير فريق العمل أو تطوير منهجية تنفيذ المهام؛ ممّا يُساهم في توفير أداة تخطيط مناسبة لتطوير نشاطات المُنشأة.
• استخدام التّقرير الإداريّ كوسيلة اتّصال: هو دور التّقرير الإداريّ كممثل لوسيلة من وسائل الاتّصال التي تربط بين مكونات وأقسام المُنشأة ووحداتها الإداريّة، كما يُساهم في تعزيز التواصل بين الإدارة والأفراد من الموظفين، فيساهم تقديم تقرير إداري بشكلٍ سنويّ حول طبيعة العمل في بناء بيئة من التواصل مع متّخذي القرارات في المُنشأة، ويُقلّل الفجوة بين المستويات الوظيفيّة المتنوعة.
• استخدام التّقرير الإداريّ كوسيلة رقابية: هو دور التّقرير الإداريّ في متابعة بيئة العمل الخاصة بالمُنشأة، ودراسة مدى قدرتها على الإنجاز وفقاً للخُطط الخاصة بعملها.

المراجع

1. ↑ "كتابة التقارير الإداريّة"، www.moad.gov.sy، اطّلع عليه بتاريخ 2-11-2017. بتصرّف.
2. ↑ م. مازن غنام (2008 - 2009)، دليل إعداد التقارير الناجحة، فلسطين: الهيئة الاستشارية الفلسطينية لتطوير المؤسسات غير الحكومية في محافظة جنين، صفحة: 16-20. بتصرّف.
3. ↑ الإدارة المكتبية، إجراءات السكرتارية-التقارير الإداريّة، صفحة: 120-121. بتصرّف.
4. ^ ^{أ ب} مركز تطوير المؤسسات الأهلية الفلسطينية (2015)، دليل كتابة التقارير، صفحة: 10. بتصرّف.