محتويات
نظم المعلومات
يعرّف النظام بأنه مجموعة من المكوّنات والأقسام التي تترابط وتتفاعل مع بعضها البعض من أجل إنجاز غرض ما، أمّا المعلومات فهي عبارة عن بعض البيانات التي يتمّ تحويلها وتفحّصها ومعالجتها، من أجل أن يكون لها معنى وهدف حقيقي، أي أن تكون مدركة لمن يتّخذ القرار، لكن تعرّف نظم المعلومات على أنّها: مجموعة من العمليّات التي تترابط مع بعضها البعض، بهدف تصحيح البيانات ومعالجتها، حتى تتحوّل إلى معلومات يستفاد منها لغرض ما.
إنّ أيّ نظام معلوماتي، وخصوصاً في هذا العصر بحاجة إلى عدّة احتياجات هامّة، منها:
- وجود الموارد المادية، من أجهزة مختلفة، ووسائط متنوعة.
- موارد داعمة، مثل: التشبيك، والدعم.
- الموارد البيانية الأساسية، كالمعارف والبيانات الأساسية.
- الموارد البشرية اللازمة، كالمهني المتخصص، والمستفيد النهائي.
- الموارد البرمجية الأساسية.
لذلك لا بدّ من الاستناد على أسس النظام المعلوماتي لأي منظمة، وهي:
- المراقبة العملية والعلمية: من مدخلات، إلى عمليات المعالجة المختلفة، ثم المخرجات المختلفة من معلومات أو منتجات وغير ذلك.
- أساسيات التخزين المنظم للمعارف والبيانات المختلفة.
أنواع أنظمة المعلومات
- نظم إدارة قواعد البيانات.
- نظم المعلومات الإدارية.
- أنظمة دعم اتخاذ القرارات.
- نظم الحقائقيّة.
- أنظمة المعلومات الجغرافية.
- أنظمة استرجاع المعلومات.
- نظم المقاربة والبحث.
نظم المعلومات عبر التاريخ
ظهرت هذه الأنظمة المعلوماتية كأحد فروع علم الحاسوب؛ وذلك لمحاولة فهم المنظمات المختلفة، والتعرف على فلسفتها، ثم تطور هذا العلم؛ ليصبح مجال أساسي في الإدارة، حيث تزايدت الحاجة إليه والتأكيد على أنّه يعتبر مجال هام للبحوث في الأقسام الإدارية، وهذا العلم يُدرس في كل الجامعات العالمية الكبرى، والأكاديميات العلمية والتجارية حول العالم، فقد أصبحت المعلومات وتقنية المعلومات في هذا العصر من الموارد الخمسة الهامة لأيّ مدير يريد تشكيل شركته، فهي دائماً إلى جانب الموارد البشرية، والمالية، والمواد الخام، والآلات، ويوجد الكثير من الشركات التي أنشأت منصب رئيس قسم المعلومات، والذي يساوي المناصب الأخرى مثل الرئيس المالي، والتنفيذي، ورئيس دائرة العمليات، ورئيس دائرة التقنيات.
منهجيّة نظم المعلومات
توصف دراسة نظم المعلومات على أنّها المجال الذي يتعامل مع تطبيقات، وتطوير تقنية المعلومات في منظمات المجتمع ومؤسساته بشكل عام، ومعظم الجامعات الكبرى المرموقة في العالم تمنح الدرجات العلمية المختلفة لمنتسبيها في مجال نظم المعلومات، والأقسام المتّصلة بها.
مخرجات أنظمة المعلومات
إنّ نظم المعلومات هي المهتمّة بتطوير، وإدارة، واستخدام أسس تقنية المعلومات في منظّمة ما، حيث إنّ تغيُّر الشركات في عصر المعلومات التي تلي العصر الصناعي من الاعتماد على المنتجات المختلفة، إلى الاعتماد على المعرفة، أي بمعنى أنّ الذين يعملون في سوق المجتمع يتنافسون على العلمية، والابتكار عوضاً عن المنتجات، فتحوّل الاهتمام من المنتج، وكيفيته وكميته إلى الاهتمام حول عملية الانتاج نفسها، والخدمات المتعلقة بها.
اليوم وفي أي مؤسسة أو شركة يعتبِر الأفراد ذوي الخبرة العلمية والمهارة والتي توازي حقوق الطبع، وبراءة الاختراع، والأسرار التجارية في عالم الصناعة من أسس الشركة ورواسخها، وحتى يكون مشغل السوق قادراً على التحدي، والمنافسة يجب أن يمتلك بنية معلومات قوية يرتكز عليها، والتي تكمن في قلب تقنية المعلومات، وتبعاً لما سبق، فإنّ دراسة أنظمة المعلومات تهتم بالتقنية، والتي هي كيف وأين يمكن توظيفها للاستفادة منها في خدمة تدفق المعلومات داخل المنظمة؟، وأيضاً كيفية بناء النظام.
أفرع العمل المتنوعة لنظم المعلومات
- التخطيط الواقعي الاستراتيجي لنظم المعلومات.
- نظم المعلومات الإدارية.
- تطوير أنظمة المعلومات العامة.
- قسم المعلومات يتحكم بشكل جزئي بتقنية المعلومات، التي يتمّ تطويرها، واستخدامها على الأعمال التجارية وفي داخل المنظمات والشركات المختلفة.
المستفيدون في أنظمة المعلومات
- الثمانينات من القرن الماضي: كان دور المستفيد يقتصر على تهيئة، وإعداد نظم المعلومات الإدارية، فقد كانوا يستثنون أي جهد مُقدم من قبل المستفيد في مجال تطوير نظم المعلومات الإدارية، والتي كانت مقتصرة على محترفيها.
- بداية هذا العقد: ظهر ما يعرف بالنمذجة الأولية، والتي شهدت مشاركة أكبر من المستفيدة في تطوير أنظمة المعلومات الإدارية، وكذلك الإدلاء بآرائهم حول مخرجات المشروع، واحتياجاته وذلك خلال مراحل تطوير المشروع، لكنهم أيضاً لم يشاركوا بشكل فعلي، في قيادة تطوير نظم المعلومات الإدارية.
- التسعينات: تولى المستفيدون دور كبير في تطوير نظم المعلومات الإدارية؛ بسبب التوجه الاستراتيجي الكبير في هذه الفترة.
أهم قواعد مشاركة المستفيد لتطوير أنظمة المعلومات:
- أي مستفيد له حق التّأثير في أي نظام يستخدمه.
- المستفيد هو المورد الرئيسي للبيانات في العديد من الأمور؛ لأنّه يعرف المشاكل، ويعطي المسؤوليات لحها.
- المستفيد هو الأكثر معرفةً وقدرةً فيما يتعلق باحتياجات، ومتطلبات وظائفهم الحالية، وهنا تكمن أهمية المشاركة.
وعلى الرغم من الجهود الساعية لمشاركة المُستفيد في حقل نظم المعلومات بشكل فعلي، إلّا أنّها تعرّضت للكثير من التعارض في المفهوم والنشأة، حيث ظهرت وجهات نظر متباينة، واستخدمت الكثير من المصطلحات للإشارة إلى هذا المفهوم، تلتقي أحياناً، وتختلف في الكثير من الأحيان، ويمكن ذكر وجهات النظر هذه بشكل ملخص كالآتي:
- الرؤية الأولى تبنت مصطلح المشاركة الفعلية السلوكية، وتعني هذه الرؤية مجموعة النشاطات التي يقوم بتنفيذها المستفيد في تحفيز وتطوير نظم المعلومات.
- الرؤية الثانية وهي المشاركة المعنوية في منتج المعلومات الناتج من عملية التطوير.
- الرؤية الثالثة والتي ترتبط بين المشاركة السلوكية والمعنوية للمستفيد في عملية المشاركة بتطوير المعلومات.
أهمية مشاركة المستفيد في تطوير المعلومات:
- لأنهم مؤهلون بشكل جيد في تحديد كيفية تطوير عملهم واحتياجاتهم.
- ولأهمية أسلوبهم وتوقعاتهم حول تقنية المعلومات، يبرز مغزى دخولهم لتطوير أنظمة المعلومات.
- إذا كان لهم دور فعال في عملية تطوير نظم المعلومات، فقد يكون هذا المستفيد أكثر التزاماً وثقة المخرجات، أو النظام النهائي.
مستويات المشاركة لتطوير نظم المعلومات
المشاركة الاستشارية، والمشاركة التمثيلية، والمشاركة الجماعية، أمّا أنواعها فهي :عدم المشاركة، والمشاركة من خلال النصيحة، وتقديم النصيحة، والمشاركة المعنوية، والمشاركة الأدائية، والمشاركة الفعلية للتطوير.
التحديات تخطيط نظم المعلومات
هناك الكثير من الصعوبات والعراقيل التي تقف، أو تمنع قدرة مؤسسة ما على التحكم السهل؛ لتخطيط بناء نظم المعلومات، ومن هذه الصعوبات:
- التوقع للفرص الممكنة، واختبارها من خلال الاعتماد على نظم المعلومات، ففي كثير من الأحيان تكون استراتيجية نظم المعلومات ضبابية، وغير واضحة، إلا بعد أن يتم إنجازها. ومن الصعب التوقع بنظم معلومات جديد، ومن المنتشر بين المؤسسات والمنظمات المختلفة أن يقوم المستخدمون بإيجاد استخدامات جديدة وتطويرات مختلفة للنظام، لا يمكن لمُعدّ النظام تصوّرها بشكل مبدئي، ولذلك يجب أن يتمّ مراجعة خطط نظم المعلومات والمداومة على ذلك بشكل دوري، ويجب أيضاً أن يكون سهلاً مرناً قابلاً للتطوير.
- التوافق والتناغم مع خطط المؤسسة وطموحها، حيث يعتبر من المشكلات الرئيسية في تخطيط النظام الصعوبة التي تجدها الدوائر في القيام بعملها وفق خطة مشتركة، وتظهر هذه المشكلات في الشركات الكبيرة، لأن الدوائر في هذه المؤسسات لها عملها ونشاطها الخاص.
- بناء النظام والتي تتطلب الكثير من العمليات المعقدة لإنشائها.
- المحافظة على أداء النظام حتى يستمر في الدعم المطلوب منه، فيجب تجنب المشكلات الكبيرة والتي قد تنتج أثناء العمل، وذلك بالتخطيط لكل أنواع المشكلات متوقعة الظهور.
- فجوة ليست ببسيطة بين مختصين تكنولوجيا المعلومات، ومستخدمين النظام الغير فنيين، حيث لا يوجد تفاهم وتعاون بينهم.
