كيف تنظم مؤتمراً ناجحاً

تحديد جدول الأعمال

حتى يكون المؤتمر ناجحاً يجب وضع جدول زمني للمؤتمر؛ فعلى سبيل المثال يمكن تحديد وقت المؤتمر من الساعة 8 صباحاً وحتى 4 مساءً، حيث يشتمل على جدولة خليط من المتحدثين الرسميين، وورشات عمل من مجموعات صغيرة، ووضع خطة لتقديم الطعام للمشاركين، إما بتقديم وجبات كاملة أو وجبات خفيفة، وبعد الانتهاء من جدول أعمال اليوم، يمكن عمل جولة أو حفل عشاء.^[١]

حساب نفقات المؤتمر

يحتاج كل مؤتمر إلى النفقات؛ حيث يتم تحديد فئات النفقات على أساس برنامج المؤتمر، والذي يتضمن المكان، والمتحدثين، وفريق العمل، والتأمين، والتسويق، والمشروبات، والطعام وغيرها، بالإضافة إلى الضرائب الحكومية التي تسهم في قسم كبير من النفقات، وهناك نوعين من النفقات؛ فهناك النفقات المتغيرة التي تعتمد على عدد المندوبين، والنفقات الثابتة مثل المكان، ويجب حساب الدخل اعتماداً على كافة مصادر الدخل المحتملة ومثال ذلك التسجيل، والرعاية الإعلانية.^[٢]

نصائح أخرى لتنظيم مؤتمر ناجح

هناك مجموعة من النصائح التي يُمكن من خلالها تنظيم مؤتمر ناحج وهي كما يلي:^[٣]

• التخطيط المُبكر للمؤتمر، حيث يُمكن البدء قبل ثمانية أشهر أو أكثر، مع وجوب حجز العديد من الأماكن وخدمات الطعام قبل أشهر.
• تشكيل لجنة؛ لتتخذ هذه اللجنة كافة القرارات الخاصة بهذا المؤتمر، مع إمكانية وجود أكثر من شخص فيها، وذلك من أجل الحصول على مجموعة من وجهات النظر التي تساعد على اتخاذ القرارات المتعلقة بالقضايا المهمة.
• اختيار منسّق للمؤتمر، وهو الشخص الذي سيكون مسؤولاً عن كافة القرارات الأساسية، ويمكن اختيار المنسق السابق إذا كان المؤتمر مكرراً لمؤتمرٍ قبله، كما يمكن الاستفسار عن بعض المعلومات من المنسّق السابق، من أجل المساعدة في تسهيل التخطيط.
• كتابة الأهداف الواجب تحقيقها من هذا المؤتمر.
• محاولة اختيار المدينة التي سيعقد فيها المؤتمر، بالإضافة إلى تحديد التاريخ.
• تحديد اسم المؤتمر؛ لأن تحديد اسم للمؤتمر يعد مهماً عند الإعلان عنه، كما يُمكن البحث عن أسماء لمؤتمرات مشابهة، وذلك من أجل الحصول على أفكار للاسم.

المراجع

1. ↑ "10 Simple Steps to Plan a Successful Conference", www.lifehack.org, Retrieved 26-11-2018. Edited.
2. ↑ "Tips to organize a conference: Experiences from DERMACON 2016, Coimbatore", www.ncbi.nlm.nih.gov, Retrieved 26-11-2018. Edited.
3. ↑ "How to Organize a Conference", www.wikihow.com, Retrieved 26-11-2018. Edited.