طريقة كتابة خطاب رسمي

كيفية كتابة الخطابات الرسمية

خلال كتابة الخطابات الرسمية يجب التركيز على هدفين أساسيين هما ترك انطباعٍ جيدٍ عند المستمعين، وتقديم بعض من المعلومات القيمة لهم، ولكن يحتاج الخطاب إلى عدة مفاتيح أساسيةٍ حتى يكون ناجحاً، مثل:^[١]

• تحديد الأفكار الرئيسية والتركيز على عدد معين من الأفكار المؤثرة والمترابطة حتى لا تكون طويلة ويصعب تذكرها كلها.
• كتابة الخطاب بسلاسة؛ لتحديد مسار الخطاب وتميز اذا تدرج بسلاسة لإيصال الفكرة أم لا واستثناء الكلام الزائد الذي لا يفيد.
• استخدام أحد برامج تحرير النصوص للكتابة الالكترونية، واستخدام حيز البريد الإلكتروني مباشرة للكتابة إذا كان الطرف الآخر يفضل ذلك.^[٢]
• التعريف بالاسم لمعرفة الجهة التي يصدر منها الخطاب.^[٢]
• كتابة اسم الجهة المستلمة.^[٢]
• البدء بالتحية الافتتاحية من خلال مخاطبة الطرف الموجه له الخطاب مستخدمًا اللقب المهني أو سيد\ة وتجنب استخدام الاسم مباشرة، وفي حالة عدم معرفة الاسم يمكنك كتابة: إلى من يهمه الأمر.^[٢]
• كتابة مضمون الخطاب بأسلوب مباشر مثل استخدم الجمل الواضحة لغرض الخطاب، وعدم استخدام الكلمات العامية أو الاختصارات إذا كان باللغة الإنجليزية.^[٢]
• ختم الخطاب بأسلوب مهذب وجميل من خلال ترك مسافة مناسبة سطرين أو ثلاثة لكتابة الكلمات الختامية مثل: أطيب التمنيات، أو تفضلوا بقبول فائق الاحترام، أو خالص التحيات...، وغيرها من العبارات المهمة التي تدعم التواصل المستقبلي بين الخاطب وبين الطرف الآخر.^[٢]
• التأكد من سلامة اللغة والتراكيب اللغوية.^[٢]

إلقاء الخطاب

إنّ امتلاك مهارة إلقاء الخطابات تكسب الشخص ميزة إضافية؛ لأنَّ ملقي الخطاب يعرف مواضيع تأثير الكلمة فيستخدمها محققاً بذلك الغاية التي من أجلها ألقى الخطاب، إلَّا أنَّ هذه المهارة تحتاج إلى الكثير من التدرب والتكرار، وإتقان مهارات إلقاء الخطاب الأخرى مثل تبسيط الفكرة، والتحدث بثقةٍ وراحةٍ وصوتٍ رزين، والتركيز على الهدف الرئيسي الذي يتحدّث عنه الخطاب حتى يمكّن المُلقي من قراءة خطابه بارتياحٍ تامٍ أمام الجماهير تماماً مثل القادة والمشاهير الذين نراهم على شاشات التلفاز.^[٣]

معلومات إضافية لكتابة الخطاب وإلقائه

توجد الكثير من الأمور التي يجب أن يتجنبها المتحدّث أثناء إلقاء الخطاب، منها:^[٣]

• عدم الحرص على الكمال في كتابة الخطاب.
• عدم محاولة الحديث أو الكتابة بتكلّف والحرص على بقاء الشخص بطبيعيته.
• عدم الإطالة واختصار الخطاب بحيث لا يتأثر مضمونته؛ لإبقاء الجمهور في الحاجة إلى المزيد.

المراجع

1. ↑ Jeff Schmitt, "10 Keys To Writing A Speech"، www.forbes.com, Retrieved 13-3-2019. Edited.
2. ^ ^{أ ب ت ث ج ح خ} "كتابة خطاب رسمي", ar.wikihow.com, Retrieved 2-3-2019.
3. ^ ^{أ ب} Richard Zeoli, "Seven Principles of Effective Public Speaking"، www.amanet.org, Retrieved 2-3-2019. Edited.